Das Formular zum Einlesen von Dokumenten ist mit ein bisschen mehr “Power” ausgestattet als alle anderen Fenster (das sollte auch so sein bei einer Software die sich um die Archivierung von Dokument kümmert).
Zunächst wurde von Ihnen beim Programmstart ein Import-Ordner festgelegt. Dieser Ordner stellt eine Besonderheit für das Programm dar. Immer wenn in diesem Ordner ein Dokument vorhanden ist und das Fenster zum Einlesen von Dokumenten aufgerufen wird, so ist das Dokument aus dem Ordner vorbelegt. Das hat den Vorteil, dass Sie mehrere Dokumente direkt hintereinander in den Ordner scannen und anschließend am Stück verarbeiten können.
Neben dieser automatischen “Stapel-Verarbeitung” gibt es selbstverständlich noch die Möglichkeit ein Dokument über den “Öffnen”-Knopf aus dem Dateisystem auszusuchen und dann zu archvivieren.
Solltet ihr ein Dokument archivieren wollen zu dem Ihr die Adresse noch nicht erfasst habt, so ist dies keineswegs ein Problem, ich gehe in diesem Fällen immer wie folgt vor:
1.) Klick auf “Vorschau um das Dokument zu öffnen”
2.) Klick auf Adressen + Neue Adresse in smallDMS
3.) Eintragen der neuen Adresse, speichern und das Dokument schließen
4.) Fenster schließen (bis das Dokumentenfenster wieder vorhanden ist)
5.) In der Toolbar auf “Aktualisieren” drücken
=> Schon ist die Adresse auch zur Auswahl vorhanden.
Diese Schritte können auch gemacht werden wenn der Dokumententyp oder das Projekt fehlt.