Unter Stammdaten sind die Informationen zu verstehen die zur Beschreibung des eigentlichen Dokuments, unterstützend, erfasst werden. Mit dieser Definition fallen Adressen, Dokumententypen und Projekte alle samt  unter den Überbegriff der Stammdaten.

Je mehr Sorgfalt und Gedankten Sie sich, bereits am Anfang, über die Stammdaten in Ihrer Ablage machen, desto einfacher und besser finden Sie später ein gewünschtes Dokument wieder. In den folgenden Seiten werden Ihnen einige Hinweise gegeben, wie Sie Ihre Stammdaten definieren können. Auch wenn die Informationen immer so allgemein wie möglich gehalten werden, so ist die Stammdaten-Pflege sicherlich immer fallbezogen und kann sich von Nutzer zu Nutzer unterscheiden.